La suite pour numériser le système de management des exploitants ferroviaires
Un outil moderne et convivial, conçu par des experts du secteur et développé avec les dernières technologies web et mobiles, visant à simplifier et centraliser la gestion des processus organisationnels tout en optimisant toutes les activités typiques d’un Responsable de Système de Management
eSMS
Modules
Audit
Logiciel de planification, d’ordonnancement, d’exécution et de suivi des audits, numérisant entièrement le processus afin d’en améliorer l’efficacité et l’efficience
KPI
Logiciel qui optimise et simplifie le processus de suivi grâce à l’automatisation, conforme au règlement (UE) n° 1078/2012
NRT
Logiciel pour la gestion réglementaire, la transposition des règles et la mise à jour efficace des textes et manuels
Reports
Logiciel de gestion des actions correctives et préventives ainsi que des changements, conforme au règlement (UE) n° 402/2013
Risk Assessment
Logiciel pour une évaluation des risques rapide et automatisée
Suppliers
Logiciel de gestion efficace de la qualification et de l’évaluation continue des fournisseurs
Fonctionnalités clés
- Planification centralisée : regroupe toutes les activités, échéances et étapes clés dans un calendrier unique et intégré pour une maîtrise complète.
- Gestion organisationnelle : gérez facilement la structure de l’entreprise en définissant rôles, responsabilités et hiérarchies.
- Référentiels de base : centralise les données de référence communes afin d’assurer la cohérence entre les modules.
- Connectivité de la suite : tous les modules fonctionnent de manière intégrée, en partageant données et déclencheurs.
- UX moderne : interfaces intuitives basées sur les rôles pour une adoption rapide.
- Conformité & gestion du changement : pleinement conforme au règlement (UE) n° 402/2013 (CSM-RA) et à ses amendements, avec des outils dédiés à la gestion du changement.
- Signalement multicanal : un collecteur unique pour gérer les signalements (y compris anonymes), ainsi que les actions correctives et préventives.
- Liste de tâches universelle : agit comme un hub centralisé pour les actions générées par les signalements, les audits et les autres modules.
- Traçabilité : garantit que chaque action, décision et changement de statut soit documenté de manière traçable.
- Collaboration transverse : coordonne les tâches, les responsables et les échéances entre les équipes.
- Gestion de bout en bout : logiciel dédié à la planification, à l’exécution et au suivi des inspections dans un flux de travail numérique unique.
- Efficacité opérationnelle : optimise les activités de vérification sur le terrain, réduit le temps de gestion et minimise le risque d’erreurs.
- Traçabilité complète : assure une traçabilité totale des rapports d’audit, des preuves collectées et de l’état d’avancement des activités.
- Suivi des actions : relie directement les constats d’audit aux actions correctives et préventives, accélérant ainsi la clôture des non-conformités.
- Centralisation : un référentiel numérique unique pour gérer l’ensemble du corpus réglementaire (dispositions, exigences, manuels).
- Rédaction basée sur LaTeX : système d’édition avancé exploitant les standards LaTeX afin de garantir une mise en forme professionnelle, la précision et la gestion automatisée des index et des renvois croisés.
- Cartographie visuelle : outils graphiques exclusifs permettant de naviguer et d’identifier les relations hiérarchiques entre documents de référence.
- Intégration SMS : connexion complète au système de management pour une documentation cohérente et à jour.
- Versioning & gouvernance : processus contrôlés d’approbation, de révision et de diffusion.
- Suivi avancé : système automatisé de suivi des indicateurs en pleine conformité avec le règlement (UE) n° 1078/2012.
- Saisie basée sur des règles : gestion intelligente des données fondée sur des règles prédéfinies qui guident l’utilisateur et garantissent l’intégrité des informations saisies.
- Traitement automatisé des données : rationalise la collecte de données entre les départements et automatise leur traitement, réduisant drastiquement les délais et les erreurs.
- Vision de la performance : des tableaux de bord interactifs et des analyses rendent immédiatement visibles les tendances, écarts et opportunités.
- Informations actionnables : transforme les indicateurs en actions concrètes d’amélioration.
- Méthodologies avancées : utilise les modèles FTA (analyse par arbre de défaillances) et ETA (analyse par arbre d’événements) pour une analyse rigoureuse des scénarios et des fréquences.
- Intégration & automatisation : permet une évaluation automatisée des risques en exploitant directement les données des modules Reports et KPI.
- Suivi évolutif : grâce à l’automatisation des données, la surveillance des risques reste continuellement à jour et réactive.
- Décisions éclairées : fournit des analyses structurées et traçables pour appuyer la prise de décision.
Fonctionnalités supplémentaires
Bénéfices
Productivité
Facilité d’adoption
Flexibilité
Évolutivité
Traçabilité
Conformité
Sans papier
Accessibilité tarifaire
FAQ
Puis-je numériser mon Système de gestion de la sécurité ferroviaire?
Oui. SysCo eSMS aide les opérateurs ferroviaires à numériser et centraliser les principaux processus de leur Système de gestion de la sécurité. La suite prend en charge des activités telles que la gestion de la réglementation, les audits, les signalements, la qualification des fournisseurs, l’évaluation des risques et le suivi des KPI, aidant l’organisation à passer d’outils et de documents fragmentés à un processus numérique plus structuré, traçable et intégré.
Comment puis-je gérer les règlements ferroviaires, les manuels et les dispositions en un seul endroit?
Le module NRT d’eSMS est conçu pour centraliser la gestion de la réglementation et prendre en charge la création, la révision et la mise à jour des textes, manuels, dispositions et prescriptions. Il aide les opérateurs ferroviaires à gérer les documents entrants et sortants, à suivre les activités de transposition réglementaire et à maintenir la cohérence entre les règles et les documents qui en découlent.
La gestion des audits ferroviaires peut-elle être rendue plus efficace?
Oui. Le module Audit d’eSMS prend en charge la planification, l’ordonnancement, l’exécution et le suivi des audits. Il permet aux utilisateurs de gérer les programmes d’audit, de remplir des check-lists, d’enregistrer les résultats, d’assigner des actions et de suivre les suites dans un workflow numérique traçable, réduisant le travail manuel et améliorant la maîtrise du processus.
Comment puis-je gérer les actions correctives, les actions préventives et les demandes de changement?
Le module Reports d’eSMS centralise la gestion des actions correctives, préventives et d’amélioration, ainsi que des demandes de changement. Il est conçu autour d’un processus unique de gestion des signalements et prend en charge l’évaluation, le traitement, l’attribution et le suivi des actions, y compris en lien avec le règlement (UE) n° 402/2013.
Le personnel opérationnel peut-il signaler des risques, des situations dangereuses ou des opportunités d’amélioration?
Oui. Le module Reports permet aux utilisateurs de créer des signalements lorsqu’ils identifient un risque, une situation dangereuse ou une opportunité d’amélioration. Il peut également prendre en charge des signalements anonymes, des pièces jointes et des actions de suivi structurées, aidant les opérateurs ferroviaires à impliquer le personnel opérationnel dans l’amélioration continue des processus de sécurité.
Comment puis-je gérer la qualification des fournisseurs et leur évaluation périodique?
Le module Suppliers d’eSMS prend en charge la qualification des fournisseurs et leur évaluation continue. Les opérateurs ferroviaires peuvent définir des critères, des pondérations, des scores minimums et une fréquence d’évaluation, puis gérer les évaluations, les actions de suivi et la performance des fournisseurs dans un processus intégré et traçable.
Comment puis-je réaliser numériquement l’évaluation du risque ferroviaire?
Le module Risk Assessment prend en charge l’évaluation numérique des risques au moyen de matrices de risque configurables, de top events et de logiques FTA et ETA. Il permet aux opérateurs ferroviaires de définir des études, d’évaluer les risques, de comparer des scénarios et de suivre l’évolution du risque dans le temps, en soutenant des évaluations de sécurité plus structurées et documentées.
Comment puis-je suivre automatiquement les KPI de sécurité ferroviaire?
Le module KPI aide les opérateurs ferroviaires à définir, calculer et suivre des indicateurs, y compris des données provenant d’autres systèmes d’information. Il prend en charge l’évaluation périodique, l’analyse de tendance, la gestion des actions et l’intégration avec d’autres modules eSMS, aidant l’organisation à suivre la performance sécurité de manière plus systématique.
Existe-t-il un moyen de réduire le travail en double entre les processus du Système de gestion de la sécurité?
Oui. eSMS est conçu comme une suite intégrée, dans laquelle différents modules peuvent partager des informations et générer des actions au sein d’un workflow commun. Cela aide à réduire la saisie en double des données, à centraliser les responsabilités et à gérer les actions dans une To-Do List unique pour les signalements, les audits, les fournisseurs, l’évaluation des risques et les processus KPI.
Puis-je améliorer la traçabilité au sein de mon Système de gestion de la sécurité?
Oui. eSMS améliore la traçabilité en structurant dans le temps la gestion des documents, audits, signalements, actions, fournisseurs, risques et KPI. Chaque processus peut être suivi, archivé et relié aux activités associées, aidant les opérateurs ferroviaires à conserver la preuve des décisions, actions et suivis.